Prélèvement à la source : le casse-tête pour les PME et TPE !

prélèvement à la source

La mise en place du prélèvement à la source de l’impôt au 1er janvier 2019 constitue un enjeu majeur pour les équipes RH. Et que dire des petites entreprises qui sont sans doute les moins préparées à cette nouvelle contrainte ? Éléments de réponse avec Isabelle Miralles, DRH, manager de transition et Membre du Conseil d’Administration de la Compagnie des DRH.

Qui êtes-vous ?

Généraliste de la fonction RH avec une forte expertise en relations sociales (entreprises, branches professionnelles, conseil des prud’hommes) et un esprit très « business partner » je mets mon expérience de DRH et mes compétences au service des entreprises qui doivent réussir leur évolution et conjuguer leurs obligations avec l’épanouissement de leurs collaborateurs.

Pouvez-vous rapidement rappeler les enjeux pour les entreprises du prélèvement à la source ?

Chaque entreprise ayant la responsabilité de verser une paie sans erreur et dans les délais et cela dès janvier 2019, elle devra avoir intégré le process de prélèvement à la source. Il va donc falloir :

  • Modifier certaines procédures RH paie,
  • Actualiser les outils RH et notamment les logiciels paie,
  • Accentuer la communication pour répondre aux questions des salariés et les rassurer,

Et il ne reste que quelques mois !

Comment gérer la mise en place du prélèvement à la source pour les plus petites entreprises qui n’ont que très peu anticipé cette contrainte ?

Effectivement, ce sont surtout les entreprises dotées de très petites équipes RH ou dans lesquelles la paie est externalisée qui n’ont pas totalement anticipé ce chantier, souvent absorbées par le quotidien mais aussi submergées par les règles sociales nouvelles qu’elles doivent mettre en œuvre (mise en place d’un CSE par exemple…)

Le premier conseil qu’on peut donner est de :

  • Mobiliser immédiatement le comité de direction et les managers en leur expliquant ce que l’entreprise va devoir réaliser comme tâches nouvelles et en les impliquant dans les changements de procédures.

Il ne faut pas oublier que les principaux managers sont aussi des salariés et qu’il faut qu’ils soient eux-mêmes rassurés pour pouvoir transmettre un message de confiance à leurs collaborateurs.

  • Rédiger très vite un document concernant les changements de procédures envisagées : délai de transmission des éléments variables, réflexion sur les avances habituellement consenties comme les avances sur le 13è mois…
  • Organiser des réunions explicatives pour l’ensemble des salariés en commençant par les IRP,
  • Réaliser une foire aux questions que l’on met en ligne et que l’on enrichit au fil des réunions,
  • Faire des points réguliers avec les IRP et les managers sur cette problématique.

Bien entendu, en premier lieu, s’il y a au sein de l’entreprise une équipe RH, ne pas hésiter à l’inscrire à quelques formations ou conférences qui l’aideront à mieux maîtriser le sujet mais aussi à se sentir valorisée et donc à se positionner en interlocuteur crédible et autorisé face aux salariés.

Ne pas oublier de prévoir immédiatement la compensation pour le travail supplémentaire à effectuer et informer l’équipe des modalités pour la rassurer.

Justement vous parlez de compensation pour le travail supplémentaire, la mise en place du prélèvement à la source va donc avoir une incidence financière pour les entreprises ?

  • Oui, non seulement les équipes RH et/ou paie vont devoir effectuer un travail important pour être prêtes en temps et en heures tout en se rendant disponibles pour répondre aux collaborateurs mais elles vont devoir par la suite intégrer cette contrainte supplémentaire, se tenir informées des modifications qui ne manqueront pas d’intervenir et tout cela alors qu’elles n’ont pas encore « digérées » la DSN !
  • Les entreprises déjà confrontées à une pénurie de compétences en matière de paie et à une inflation des salaires pour ces fonctions vont devoir être vigilantes avec ces populations, souvent discrètes, de manière à ne pas perdre des collaborateurs avec une forte expertise.
  • Il faut ajouter à cela le coût des adaptations des logiciels de paie, des prestations complémentaires pour effectuer des simulations ou des ajustements si la paie est externalisée, voir des honoraires d’avocats spécialisés…

N’y a-t-il que des inconvénients pour l’entreprise avec le prélèvement à la source ?

Non, certaines entreprises peuvent « profiter » de cette contrainte pour modifier leur politique sociale, comment ? Rendez-vous le 9 octobre lors de la conférence « Prélèvement à la source – spécial RH »!

 

Isabelle Miralles

DRH, généraliste à dominante relations sociales, Isabelle Miralles est également Conseillère Prud’homale et Membre du Conseil d’Administration de la Compagnie des DRH (une association créée par et pour des spécialistes des ressources humaines afin de promouvoir la rencontre et les échanges entre les professionnels des RH).

Elle interviendra lors de la prochaine conférence « Prélèvement à la source – spécial RH ».