Prévenir les risques d’erreur en paie

Marie-Laure FUNKMarie-Laure FUNK
Consultante en paie
Intervenante EFE sur les formations « Pratique de la paie – Niveau 1 » du 19 au 21 mai 2014 et « Pratique de la paie – Niveau 2 » du 18 au 20 juin 2014 à Lyon

Rédaction Analyses Experts : Selon l’ACOSS, pour 2012, les redressements URSSAF s’élèvent à 1 243 millions d’Euros dont 181 millions soit environ 15 % sont restitués aux cotisants. Qu’est ce que cela vous évoque ?

Marie-Laure Funk : C’est une réalité. Certaines entreprises côtisent trop. Et les chiffres communiqués ne concernent que les entreprises contrôlées, autant dire que d’autres entreprises touchées l’ignorent et s’amputent ainsi d’une part de leur trésorerie. Les hausses ou baisses de taux de cotisations sont généralement bien répercutées, ce qui n’est pas le cas pour d’autres mécanismes comme par exemple le lissage des effets de seuil des effectifs ou encore les exonérations liées aux contrats aidés. Il est donc indispensable de mettre en place une veille sociale, si besoin est de se former, et de rencontrer ses pairs pour échanger.

Rédaction Analyses Experts : Une paie sur quatre serait fausse. Les logiciels de paie existent pourtant, comment est-ce possible alors ?

Marie-Laure Funk : Les logiciels de paie sont certes performants mais ne remplacent pas et ne remplaceront jamais le travail de contrôle de la paie. Contrairement à ce que croient beaucoup de personnes, il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton pour que la paie soit réalisée et juste. Ce n’est pas qu’un travail de saisie de la personne en charge de la paie, loin de là ! Le métier si particulier qu’est celui de gestionnaire de paie est mésestimé et nécessite de multiples compétences. Il faut à la fois être à l’aise avec les mots pour décrypter les conventions collectives, les accords d’entreprises, etc.… et savoir réaliser des calculs complexes comme c’est le cas pour les soldes de tout compte ou la réduction Fillon. Pas surprenant qu’il y ait une pénurie de profils dans ce domaine depuis plusieurs années.

Rédaction Analyses Experts : Quelles peuvent être les conséquences d’une paie erronée ?

Marie-Laure Funk : Les risques sont nombreux et un dérapage peut être lourd de conséquences. En cas de litige avec un salarié par exemple, ce n’est plus l’URSSAF mais les prud’hommes qui peuvent entrer en scène. Dans un cas extrême mais bien réel, un mauvais coefficient sur le bulletin a entrainé la fermeture de la société, une TPE.

 Une paie erronée est une paie qui fausse l’analyse pour l’ensemble des acteurs de la chaîne :

• tout d’abord le salarié, qui suspecte à tort ou à raison des erreurs en sa défaveur. Une perte de confiance qui s’en ressentira presque à coup sûr.

• l’employeur, qui veut maîtriser ses frais de personnel, et ne régler que ce qui est dû aux salariés et aux organismes sociaux ;

• le DRH, responsable et garant du volet social de l’entreprise;

• le gestionnaire de paie, qui aura besoin de suivre à chaque période les cumuls d’assiettes en jonglant avec le brut social et le brut fiscal, en ayant pour objectif final la déclaration annuelle ;

• le service comptable pour les provisions comptables et fiscales des congés payés et autres taxes parafiscales

• le contrôleur de gestion pour ses indicateurs sociaux tel que le coût direct de l’absentéisme par catégorie d’absences;

• le délégué du personnel pour l’application du droit et de la convention collective;

• l’inspecteur du travail, qui traquera les erreurs ;

• les Urssaf et les caisses de retraite et de prévoyance, qui, en fin d’année, contrôleront l’exactitude des taux et des assiettes, et la cohérence entre les déclarations récapitulatives annuelles et les acomptes mensuels ou trimestriels ;

• et enfin, l’informaticien en cas de logiciel dit « maison » contraint de créer, modifier des lignes de programme pour calculer certaines primes d’ancienneté, l’allègement Fillon, la CSG… et de paramétrer les éditions des bulletins et annexes remis au salarié et la souche conservée par l’entreprise.

On voit bien que les entreprises doivent se réapproprier la technicité de leur paie, de la collecte des éléments variables aux déclarations annuelles de charges. Elles doivent être capables de la contrôler même si elles ont choisi de l’externaliser. Maîtriser la paie s’apparente à une maîtrise d’un risque important et donc permet d’œuvrer pour la pérennisation de l’entreprise.